Zo beoordeel je je IT-factuur: 7 vragen die je je leverancier mag stellen

Elke maand komt hij binnen: de factuur van je IT-leverancier. Een paar regels voor licenties, een vast bedrag voor beheer en soms wat extra uren. Je betaalt hem, want IT moet nu eenmaal werken. Maar weet je eigenlijk precies waarvoor je betaalt?

Bij veel mkb-bedrijven is het antwoord eerlijk gezegd: niet helemaal. Dat is geen verwijt. Als directeur heb je wel wat anders te doen, en een IT-factuur is niet gemaakt om makkelijk leesbaar te zijn. Toch loont het om er af en toe kritisch naar te kijken. Niet om je leverancier te wantrouwen, maar om zeker te weten dat wat je betaalt past bij wat je nodig hebt.

Met deze zeven vragen kom je een heel eind. Je mag ze gewoon aan je leverancier stellen. Een goede leverancier geeft je er graag antwoord op.

1. Betaal je voor licenties die niemand meer gebruikt?

Medewerkers komen en gaan. Maar hun licenties blijven vaak gewoon doorlopen. Ook dubbele accounts komen regelmatig voor, bijvoorbeeld als iemand een nieuw account kreeg zonder dat het oude werd opgeruimd. Vraag een overzicht van alle actieve licenties en leg dat naast je huidige personeelslijst. Klopt het aantal?

2. Past het licentietype bij het gebruik?

Niet iedereen heeft dezelfde licentie nodig. Een medewerker die alleen mail en agenda gebruikt, heeft genoeg aan een lichtere Microsoft 365-licentie dan iemand die met alle programma's werkt. Toch krijgt vaak iedereen standaard het zwaarste pakket. Vraag je leverancier per type gebruiker welke licentie er is gekozen en waarom.

3. Wat valt precies onder het vaste beheerbedrag?

Veel leveranciers werken met een vast maandbedrag voor beheer. Dat is prettig, want het geeft voorspelbaarheid. Maar wat zit er precies in? En wat wordt apart als uren gefactureerd? Als dat niet duidelijk is, betaal je soms twee keer voor hetzelfde, of krijg je onverwachte rekeningen voor werk waarvan je dacht dat het al was inbegrepen.

4. Zijn de uren te herleiden tot concreet werk?

Staan er extra uren op de factuur, dan mag je vragen waar die voor waren. Zijn ze te koppelen aan concrete tickets of werkzaamheden? Een regel als "werkzaamheden diverse" zegt weinig. Een goede leverancier kan precies laten zien wat er is gedaan en voor wie.

5. Zijn er prijsstijgingen of indexeringen doorgevoerd?

Prijzen veranderen, dat is normaal. Maar staat in je contract ook dat en hoe de prijs mag stijgen? Vergelijk je huidige factuur eens met een factuur van een jaar geleden. Zijn bedragen gestegen, kijk dan of dat klopt met de afspraken in het contract.

6. Wat staat er in de SLA, en wordt die gehaald?

In de SLA (service level agreement) staat wat je van je leverancier mag verwachten. Hoe snel reageren ze op een storing? Hoe snel is het opgelost? Op welke tijden zijn ze bereikbaar? Mooie afspraken op papier zijn alleen iets waard als ze worden nagekomen. Vraag of je rapportage krijgt over de afgesproken servicenormen. Krijg je die niet, dan weet je ook niet of je krijgt waarvoor je betaalt.

7. Wanneer loopt het contract af en wat is de opzegtermijn?

Dit is misschien de belangrijkste vraag, en tegelijk de vraag die het vaakst wordt vergeten. Veel contracten worden stilzwijgend verlengd. Wie te laat is met opzeggen of heronderhandelen, zit soms weer jaren vast aan dezelfde voorwaarden. Zet de einddatum en de opzegtermijn in je agenda, ruim op tijd.

Je hoeft dit niet zelf uit te zoeken

Herken je jezelf in een paar van deze vragen, maar heb je geen tijd of zin om het allemaal zelf uit te pluizen? Dat begrijpen we. Dit is precies wat er gebeurt in de nulmeting van de IT-manager op afroep. We brengen je IT-omgeving, leveranciers, contracten en kosten in kaart en geven je een top 5 van concrete acties.

Benieuwd wat er in jouw IT-factuur te halen valt? Plan een kennismaking.