Contract met je IT-partij loopt af: verlengen, heronderhandelen of overstappen?

Het contract met je IT-partij heb je ooit getekend, en daarna verdween het in een map. Logisch: je hebt een bedrijf te runnen. Maar juist daardoor gebeurt er iets wat veel ondernemers pas achteraf merken. Het contract wordt stilzwijgend verlengd, vaak voor dezelfde periode en soms tegen een hogere prijs. Zonder dat je er bewust voor hebt gekozen.

Het einde van een contract is een van de weinige momenten waarop je echt invloed hebt. Dat moment wil je niet laten liggen.

Zet de einddatum in je agenda

Begin bij de basis. Zoek het contract op en noteer twee dingen: de einddatum en de opzegtermijn. Zet daarna een herinnering in je agenda, ruim voordat de opzegtermijn ingaat. Dan heb je tijd om rustig na te denken, het gesprek te voeren en eventueel alternatieven te bekijken. Wie pas een week voor de deadline begint, heeft eigenlijk maar één optie: verlengen.

Vijf vragen voordat je besluit

Neem voor jezelf de tijd om eerlijk te kijken hoe het nu gaat. Deze vragen helpen daarbij:

1. Hoe tevreden ben je echt? Denk aan storingen, de reactietijd als er iets misgaat en de communicatie. Vraag het ook aan je medewerkers, zij merken het dagelijks.
2. Wordt de SLA gehaald? Wat is er afgesproken over reactie- en oplostijden, en krijg je rapportage waaruit blijkt of dat lukt?
3. Klopt de factuur met de afspraken? Betaal je voor wat je hebt afgesproken, of zijn er posten bijgekomen die je niet kunt verklaren? In ons artikel Zo beoordeel je je IT-factuur vind je zeven vragen om dat na te lopen.
4. Past de dienstverlening nog bij waar je naartoe gaat? Je bedrijf groeit, werkt misschien meer in de cloud of krijgt nieuwe eisen rond beveiliging. Kan je IT-partij daarin meegaan?
5. Wat zou je anders willen? Schrijf het concreet op. Dat lijstje heb je straks nodig, wat je ook kiest.

Optie 1: verlengen

Loopt het goed, dan is verlengen een prima keuze. Een IT-partij die je omgeving kent en betrouwbaar levert, is veel waard. Maar verleng bewust. Kijk naar de prijs en de voorwaarden: zijn er indexeringen doorgevoerd, verandert de looptijd, kloppen de afspraken nog met wat je nu afneemt? Een verlenging is ook een goed moment om kleine verbeterpunten te bespreken.

Optie 2: heronderhandelen

Ben je redelijk tevreden, maar zijn er duidelijke punten die beter kunnen? Dan ligt heronderhandelen voor de hand. Leg concrete punten op tafel: een betere SLA, duidelijkere rapportage, een scherpere prijs of een andere verdeling tussen vast beheer en losse uren. Hoe concreter je bent, hoe beter het gesprek. Een leverancier die je wil houden, denkt meestal mee.

Optie 3: overstappen

Soms is de conclusie dat het echt niet meer past. Overstappen kan dan de juiste keuze zijn, maar doe het pas na een goede vergelijking. Een nieuwe partij die er in een offerte mooi uitziet, hoeft in de praktijk niet beter te zijn.

Let bij een overstap vooral op de overgang:

• Exitafspraken. Wat staat er in je huidige contract over beëindiging en medewerking bij een overstap?
• Wachtwoorden en beheeraccounts. Zorg dat jij als bedrijf eigenaar bent van alle beheertoegang en dat die netjes wordt overgedragen.
• Documentatie. Hoe is je omgeving ingericht? Zonder documentatie begint een nieuwe partij in het donker.
• Data. Waar staan je gegevens en hoe worden ze overgezet?
• Overgangsperiode. Plan een periode waarin beide partijen betrokken zijn, zodat er niets tussen wal en schip valt.

Niet overstappen om het overstappen

Het doel is niet om zo vaak mogelijk van leverancier te wisselen. Het doel is een onderbouwd besluit. Soms is dat verlengen, soms heronderhandelen en soms overstappen. Belangrijk is dat je de keuze maakt op basis van feiten, en niet omdat de deadline toevallig verstreek.

Hulp bij dat besluit

Vind je het lastig om een contract, SLA en factuur op waarde te schatten? Dat is precies waar de IT-manager op afroep bij helpt. We beoordelen het voorstel van je IT-partij, zetten de opties op een rij en voeren desgewenst het gesprek namens jou. Onafhankelijk, want we hebben geen belang bij welke leverancier je kiest.

Loopt jouw contract binnenkort af? Plan een kennismaking.